Oficina de Auditoría Interna
La Oficina de Auditoría Interna (OAI) del DS fue creada en el 1960 por recomendación de la Oficina del Contralor de Puerto Rico y está adscrita a la Oficina del Secretario de Salud como una de sus oficinas asesoras.
Se estableció con el objetivo primario de realizar una evaluación interna, continua e independiente de las operaciones fiscales y administrativas de todos los componentes y programas del DS. Sirve como un instrumento de la gerencia para evaluar la efectividad de los programas existentes y la eficiencia y corrección con que éstos son administrados.
Tiene plena autoridad para examinar las diferentes áreas del DS y sus componentes operacionales en cualquier momento, con acceso a todos los documentos, propiedad y personal. Estos poderes fueron conferidos desde su creación, no obstante, se afianza aún más mediante la Carta Constitucional aprobada por la Secretaria de Salud el 17 de agosto de 1997.
La Carta Constitucional promulga que la Oficina es creada para asistir al Secretario en el cumplimiento de sus obligaciones ministeriales y asegurar que las operaciones del Departamento de Salud sean propias y razonables. A fin de promover independencia y permitir a los auditores mantener la objetividad para rendir una labor imparcial, funcional y fectiva, administrativamente responderán al Secretario.
Misión, Visión, Valores
Misión
Fiscalizar las transacciones de los fondos y la propiedad públicos, con independiencia y objetividad, para determinar si se han realizado de acuerdo con la Ley. Promover el uso efectivo y eficiente de los recursos del Departamento de Salud en beneficio de nuestro pueblo.
Visión
Ser modelo de administración pública de categoría mundial caracterizada por: la excelencia de sus recursos humanos altamente capacitados, su dedicación al mejoramiento continuo, una infraestructura sofisticada y un servicio de óptima calidad.
Valores
- Compromiso: Servimos con dedicación al trabajo.
- Integridad: Trabajamos con responsabilidad.
- Sensibilidad: Respetamos la dignidad del ser humano.
- Justicia: Velamos por el estricto cumplimiento de la ley.
- Excelencia: Nos mejoramos continuamente.
Clasificación por sección de Auditoría Interna
Sección Auditorías Generales
Son las auditorías al DS y sus componentes operacionales y programas, conforme a un plan de trabajo previamente aprobado por el Secretario de Salud, ya bien sea tomando todas las áreas del componente o programa en forma de bloque o seleccionando áreas específicas y examinándolas en todas o varios componentes operacionales o programas a la misma vez a través de toda la Isla. Este último método facilita la evaluación operacional de toda una actividad y formular recomendaciones para establecer las normas generales para todo el DS.
Sección Auditorías Especiales
Son todos los casos que envuelven evaluaciones, opiniones o investigaciones que surgen por petición expresa del Secretario e Salud, o a través de éste, cuando son asuntos referidos por el Director Ejecutivo de algún componente o programa del DS.
Sección Auditoría Programa WIC
Esta sección se estableció por recomendación del Director de la OAI con la aprobación del Secretario de Salud y de los directores del Programa WIC a nivel Federal y Estatal. Ofrece seguimiento continuo a las operaciones de los comercios y clínicas en forma preventiva. El propósito fue separar las funciones de auditoría que llevaba a cabo la Unidad de Investigaciones a Comerciantes del Programa WIC conjuntamente con las de monitoría y establecer controles internos adecuados.
Sección Auditorías de Seguimiento a Informes Internos y otras Dependencias del Gobierno
Se da seguimiento a las deficiencies encontradas y señaladas a las auditorías internas realizadas al Departamento de Salud, sus componentes operacionales y programas para el cumplimiento de las recomendaciones que se incluyen en los Informes de Auditoría Interna.
Sección Auditorías de Seguimiento a Informes de la Oficina del Contralor de P.R.
Se da seguimiento a las deficiencias encontradas y señaladas en las auditorías realizadas por la Oficina del Contralor de P.R. para el cumplimiento de las recomendaciones que se incluyen en los mismos
Carta Constitucional
La Oficina de Auditoría Interna es creada y existe para asistir al Secretario en el cumplimiento de sus obligaciones ministeriales y asegurar que las operaciones del Departamento de Salud sean propias y razonables. A fin de promover independencia y permitir a los auditores mantener la objetividad para rendir una labor imparcial, funcional y efectiva, administrativamente responderán al Secretario. Se acuerda conceder a esta Oficina plena autoridad para examinar las diferentes áreas del Departamento de Salud y sus componentes operacionales y programas en cualquier momento, con acceso a todos los documentos, propiedad y personal. Sus objetivos específicos son los siguientes:
- Representando al Secretario, examina las operaciones contables, financieras y otras, a intervalos apropiados para verificar la existencia de controles para que el Secretario pueda tener confianza de la información financiera y otra la seguridad de los activos y al corrección de los errores en un tiempo razonable.
- Determina si las operaciones del Departamento se realizan eficiente y efectivamente de acuerdo a la Ley, a los reglamentos vigentes, a los principios de contabilidad gubernamental generalmente aceptados y a las prácticas sanas de administración.
- Sobre una base contínua y a niveles de gerencia apropiados, prepara informes de las auditorías efectuadas para incluir como mínimo, el alcance y análisis objetivo de los hallazgos, las recomendaciones para la acción correctiva y una evaluación general del área examinada. Provee seguimiento para determinar si se adoptaron medidas correctivas adecuadas.
- Mantiene un programa de auditoría efectivo, respaldado por personal competente y cualificado, y dirigido hacia las áreas de alto riesgo mientras utiliza los recursos eficientes y efectivamente de acuerdo a los objetivos del Departamento.
- Participa en la preparación de nuevos sistemas o en modificar los existentes para que los controles puedan ser determinados antes de que se implanten.
- Promueve el entendimiento y apreciación de los controles internos, y su aplicación en las operaciones del Departamento, mediante comunicaciones escritas y orales, formales e informales con la administración.
- Tiene representación en todos aquellos asuntos y reuniones relacionados con la planificación de procesamiento de datos, control de ingresos y gastos, planificación y otros que se estimen necesarios para que pueda proveer cambios en los controles internos.
- Trabaja en coordinación con los auditores externos para que el trabajo se realice de la manera más eficiente posible y con la mínima interrupción de las operaciones del Departamento.
- Realiza todo el proceso relacionado con la cumplimentación de las recomendaciones hechas por la Oficina del Contralor. Prepara y somete a dicha Oficina informes sobre las medidas tomadas y los resultados obtenidos en relación con las recomendaciones hechas en los informes de intervención.
- Participa activamente en el Comité de Ética Gubernamental establecido en el Departamento conforme a la Carta Ejecutiva del Gobernador del 25 de marzo de 1996.
- Participa activamente en el Comité de Auditoría del Departamento.
- Rinde informes al Secretario sobre el resultado de las intervenciones.
Se excluye del alcance de esta Carta Constitucional a la Administración de Servicios Médicos de Puerto Rico ASEM, el Centro Cardiovascular de Puerto Rico y del Caribe CCCPRC y la Administración de Servicios de Salud Mental y Contra la Adicción ASSMCA, por ser entidades que tienen sus propias oficinas de auditoría interna establecidas y en operación. No obstante, se enfatiza y se respalda la cooperación entre todas las oficinas de auditoría en un intercambio de ideas, conocimientos, nuevos enfoques y adiestramientos. No se excluye el que puedan realizar auditorías en forma conjunta en cualesquiera de las agencias que componen el Departamento de Salud incluyendo a la que pertenecen.
Aprobada: 12 de agosto de 1997
Informes Emitidos
El examen de las operaciones se realiza a base de las normas de auditoría generalmente aceptadas. El resultado de dichos exámenes se presenta en los informes que emite la Oficina de Auditoría Interna al Secretario de Salud. En éstos se presenta el resultado de las pruebas realizadas, los hallazgos y las recomendaciones para las medidas correctivas correspondientes.
Los mismos no podrán ser disponibles sin la autorización previa mediante carta al Secretario de Salud y al Director de la Oficina de Auditoría Interna.
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